Wymagane dokumenty

1. Dokument tożsamości wnioskodawcy (osoba której zdarzenie dotyczy, inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon) – do wglądu,
2. Wypełniony wniosek o wpisanie/odtworzenie treści aktu stanu cywilnego,
3. Oryginał zagranicznego dokumentu stanu cywilnego stanowiącego dowód zdarzenia i jego rejestrację wraz z tłumaczeniem na język polski przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, Odpisy wielojęzyczne, wydane na podstawie Konwencji nr 16, nie wymagają tłumaczenia,
4. Jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika - pełnomocnik dołącza do wniosku oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa; pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy.

Opłaty

• 50 zł – wpisanie aktu,
• 39 zł – odtworzenie aktu (opłaty należy dokonać w kasie Urzędu, znajdującej się na parterze Urzędu lub za pośrednictwem przelewu bankowego na rachunek Urzędu BANK PEKAO SA I/O Sierpc 10 1240 3204 1111 0000 2905 2770
• 17 zł z tytułu udzielonego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi jest zwolnione z opłaty skarbowej.

Termin i sposób załatwienia

Bez zbędnej zwłoki.

Sposób zakończenia postępowania:

Wydanie jednego odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego.

Sposób złożenia dokumentów:

1. Wniosek należy złożyć w Urzędzie Stanu Cywilnego
2. Za pośrednictwem operatora usług pocztowych/kurierskich (wymagany własnoręczny podpis dokumentów), przesłane na adres: Urząd Stanu Cywilnego, ul. Piastowska 11a, 09-200 Sierpc

Miejsce składania dokumentów

Urząd Stanu Cywilnego w Sierpcu
ul. Piastowska 11a
09-200 Sierpc

Tryb odwoławczy

Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:

1. dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości, co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;
2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
3. transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

W przypadku wydania decyzji odmownej, odwołanie wnosi się do Wojewody Mazowieckiego w Warszawie za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Sierpcu w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie.

Komórka prowadząca sprawę

Urząd Stanu Cywilnego w Sierpcu,
Nr telefonu: 24 275 86 25/26
email: usc@um.sierpc.pl

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego,
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego,
3. Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Akt urodzenia, małżeństwa i zgonu sporządzony poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w drodze transkrypcji. Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego. Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości, co do autentyczności. Składany oryginalny dokument nie może być laminowany, posiadać zagnieceń, skreśleń i zadrapań uniemożliwiających odczytanie treści aktu.

Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego, a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub wiąże się z poważnymi trudnościami.

Wniosek o dokonanie odtworzenia/transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego.

Dokumenty w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości lub tłumacza uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) albo konsula. Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

Oświadczenie w sprawie nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję, albo w każdym czasie złożyć je do protokołu przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji. W tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenie w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżeństwa.

Dostosowanie pisowni danych

Dokonując odtworzenia/transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji. Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Obowiązek transkrypcji

Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego:

• posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego,
• ubiega się o polski dokument tożsamości,
• ubiega się o nadanie numeru PESEL.

Powiadomienie o dokonaniu odtworzenia/transkrypcji

W przypadku, gdy odtworzenie/transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał odtworzenia/transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca.

Gdy odtworzenia/transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o odtworzeniu/transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska. Jeżeli odtworzenia/transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o odtworzeniu/transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Jeżeli dokument dotyczy małżonków, informuje ich o prawie do złożenia oświadczeń w sprawie nazwiska lub oświadczeń w sprawie nazwiska dzieci.

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, może wezwać wnioskodawcę do dokonania procesu legalizacji dokumentu.

Formy legalizacji:

• legalizacja pełna – przeprowadzana przez polskiego konsula,
• apostille – jeżeli dokument jest wystawiony przez władze państwa, które jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzonej w Hadze dnia 5 października 1961 r

Legalizacja jest podstawowym sposobem uwierzytelniania zagranicznych dokumentów. Polega na stwierdzeniu zgodności dokumentu z prawem miejsca jego wystawienia przez urzędnika konsularnego celem posługiwania się nim w innym państwie niż państwo jego wystawienia.

Apostille jest to klauzula wydawana przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi. Sporządzana jest według wzoru załączonego do konwencji i ma formę adnotacji dokonywanej na dokumencie. Dokument poświadczony Apostille może być przedłożony właściwym władzom, urzędom i instytucjom innego państwa z pominięciem dodatkowych legalizacji. Aby uzyskać klauzulę „Apostille” na urzędowych dokumentach zagranicznych celem posługiwania się nimi w państwach, które są stroną Konwencji haskiej, należy zwrócić się do organów państwa pochodzenia dokumentu. Aktualny wykaz państw stron Konwencji haskiej jest dostępny na stronie internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych